Demande de dépense de fonds en 1s. Description des travaux avec le document « Demande de dépenses de fonds

Processus métier « Coordination et approbation des demandes de dépenses de fonds »

Dans des conditions financières stables, une entreprise est en mesure de remplir pleinement et à temps ses obligations - dans ce cas, l'entreprise n'a pas besoin d'optimiser la dépense des fonds. À l'heure actuelle, dans le contexte de la crise financière, le mécanisme de distribution de fonds rares pour répondre aux obligations d'une entreprise est particulièrement pertinent.

Le processus comprend six étapes séquentielles :

1. Un représentant de l'unité (dirigeants, ingénieurs, etc.) remplit une demande de dépense de fonds pour obligations - avances au titre de contrats et remboursement de dettes sur documents de règlement.

2. Le chef du département, à l'aide d'outils pratiques, vérifie l'exactitude des candidatures et, si nécessaire, les corrige.

3. Le représentant responsable du service financier (directeur financier, directeur financier adjoint ou chef de l'organisation) détermine à partir de quels comptes courants, à qui et pour quel montant les fonds doivent être transférés.

4. Le chef de service répartit les sommes autorisées au paiement selon des applications précises (en fait selon les obligations - commandes, factures, documents de règlement).

5. Le service comptable de l'entreprise, sur la base des demandes approuvées et affectées aux obligations, crée les ordres de paiement sortants.

6. Les ordres de paiement sont automatiquement téléchargés vers la banque cliente.

Soumettre des demandes de dépenses de fonds

L'enregistrement des transactions de dépenses de fonds à partir de comptes courants commence toujours par la planification des dépenses de fonds, c'est-à-dire le traitement des demandes de dépenses par tous les départements de l'entreprise impliqués dans le processus.

Chaque service de l'entreprise remplit une demande de dépense de fonds en fonction de la finalité de la dépense (chaque finalité de la dépense correspond à un certain type d'opération dans le document « Demande de dépense de fonds »). L'objet de la dépense, en cas de paiements anticipés, peut être une commande au fournisseur, et en cas de remboursement de dette, un document de règlement.

Ainsi, l'intégralité des dépenses de fonds prévues pour tous les services doit être reflétée dans le système sous la forme de demandes de dépenses de fonds.

La constitution d'une demande de dépense de fonds s'effectue à l'aide du document « Demande de dépense de fonds ».

Fig. 1.

Vérification des candidatures préparées

Le chef du service vérifie la liste des demandes de dépenses de fonds présentées par ses subordonnés, les corrige et les transmet au service financier pour approbation. Pour approuver une demande de dépense de fonds, un document « Approbation des demandes » est établi, dans lequel les documents en suspens « Demande de dépense de fonds » sont sélectionnés.

Fig.2.

De ce fait, après vérification et ajustement, le chef de service confirme que les dossiers complétés ont été approuvés et sont prêts à être examinés par le service financier.

Figure 3.

Approbation des demandes par le service financier

Après que chaque service a préparé - rempli dans le système - une demande de dépense de fonds, le directeur financier ou la personne désignée par lui prend une décision sur leur paiement (total ou partiel) ce jour-là. Dans ce cas, une décision peut être prise sur chaque demande individuelle, ainsi que sur une combinaison d'entre elles selon un certain critère - par exemple, sur le paiement à une certaine contrepartie (ou dans le cadre d'un certain accord de contrepartie), ou le budget pour les demandes de service dans leur ensemble sont convenues.

Figure 4

Lorsque vous décidez de dépenser de l'argent, vous devez indiquer à partir de quel compte courant il doit être envoyé. Lors de l'examen des demandes, le directeur financier constate les soldes de trésorerie des comptes courants (en tenant compte des encaissements prévus et des paiements préalablement approuvés) sur l'onglet « Soldes des comptes ». En réalisant le document, le directeur financier approuve le montant des fonds qui peuvent être distribués aux demandes de dépenses pour le service.

Figure 5.

Répartition des paiements approuvés selon les demandes de dépenses de fonds.

Le chef du service, à l'aide du document « Répartition des candidatures », répartit les montants agréés généralement pour la prestation ou spécifiquement pour les contreparties aux candidatures qu'il a sélectionnées pour la dépense des fonds.

Figure 6

Si le volume approuvé de la demande est inférieur à celui prévu, une demande de dépense de fonds est automatiquement créée pour le montant restant, qui peut être soumise par le chef du département pour approbation par le service financier un autre jour.

À l'aide d'un ensemble de rapports analytiques, les employés du département peuvent analyser le volume de paiements prévu, approuvé et exécuté et les obligations restantes du département envers les sous-traitants.

Enregistrement des transactions sur la base de la dépense réelle des fonds.

Après que les demandes de dépenses de fonds ont suivi le processus d'approbation auprès du directeur financier, le service financier du service comptable, sur la base des demandes approuvées, saisit le document « Ordre de paiement sortant ». Dans ce cas, dans le document « Ordre de paiement sortant », tous les champs nécessaires sont renseignés automatiquement, le comptable indique l'objet du paiement (pour un formulaire de paiement imprimé) et enregistre le document « Ordre de paiement sortant » sans la mention « Payé ». " marque.

Les ordres de paiement créés et comptabilisés à partir de 1C sont importés dans le système Client-Banque.

Le lendemain, à mesure que les relevés bancaires concernant les transactions terminées sont reçus, le comptable indique « Payé » dans chaque ordre de paiement et saisit également dans le système les transactions pour la dépense des fonds que la banque a radiés du compte courant sans acceptation - établit les documents « Ordre de paiement : débit des fonds » et « Demande de paiement reçue ». Si les fonds sont radiés sans acceptation en faveur des contreparties, les services concernés doivent sélectionner le document de règlement de la contrepartie pour lequel le paiement a été effectué et clôturer la demande de dépense, si elle a été préalablement complétée.

Vous pouvez rapprocher les transactions terminées sur les dépenses de fonds de la journée avec le relevé en utilisant le traitement standard « Relevé bancaire ». Dans le traitement standard « Relevé bancaire », un spécialiste peut contrôler le solde au début, les recettes, les dépenses et le solde en fin de journée pour chaque compte bancaire de l'organisation dans le cadre des documents. Si l'impression montre que le document a été partiellement payé, l'utilisateur peut alors effectuer un paiement partiel directement à partir du traitement.

Ce n'est qu'après que les documents sur les dépenses de fonds portant le signe « Payé » ont été publiés dans le système que les fonds sont radiés des comptes et que l'état des règlements avec les contreparties change.

Options de configuration

La solution est destinée aux produits logiciels « 1C : Manufacturing Enterprise Management 8 » et « 1C : Trade Management 8 ».

Coût des travaux

Déterminé individuellement en fonction de la configuration spécifique du Client.

Lors de la planification des flux de trésorerie, l'une des étapes clés est la planification des encaissements. Dans la première partie de l'article, nous verrons comment ce mécanisme est implémenté dans le logiciel 1C : Manufacturing Enterprise Management.

Pour faciliter le travail avec le bloc d'opérations considéré, nous utiliserons l'interface « Cash Management ».

Le mécanisme de gestion de trésorerie permet d'établir un plan de trésorerie (à la fois élargi sur une longue période sur la base des données des périodes précédentes, ajusté pour un certain indicateur, et détaillé par jours et semaines), de générer des demandes de dépenses de fonds, ainsi automatiser le mécanisme de flux de certaines étapes de l'approbation des demandes jusqu'au débit effectif des fonds du compte courant de l'organisation ou à l'émission d'espèces de la caisse enregistreuse, ainsi qu'à l'analyse de la réception prévue des fonds.

Avec de l'aide demandes de dépenses de fonds Dans la comptabilité de l'organisation, un contrôle clair sur les dépenses des fonds peut être établi. La comptabilité peut être établie de telle manière que sans l'approbation de la demande à tous les niveaux, il sera impossible de dépenser les fonds.

Avec de l'aide flux de trésorerie prévu Vous pouvez planifier les paiements entrants avec des détails jusqu'à certaines dates. Ce document peut être utilisé pour refléter les paiements qui devraient être effectués à certaines périodes sur la base des informations disponibles (par exemple, il est prévu que le 20 du mois en cours, l'acheteur A.V. Sergeev effectuera le paiement d'un bien acheté précédemment. mobilier).

Flux de trésorerie prévu

L'apparence du document « Réception prévue des fonds » ressemble à l'apparence de l'« Ordre de paiement ». Veuillez noter qu'au moment de remplir le document, vous devez sélectionner le « Type d'opération », qui consiste en une liste qui reprend partiellement la liste des opérations de « Ordre de paiement » et « Ordre d'encaissement » :

Vous devez également faire attention au fait que le document vous oblige à indiquer le mode de paiement (paiements en espèces ou autres qu'en espèces). Si une organisation possède plusieurs comptes bancaires ou caisses, la réception prévue peut être reflétée soit pour un objet spécifique, soit pour l'organisation et la division dans son ensemble (dans une situation où, par exemple, on ne sait pas exactement quelle caisse de l'organisation ou sur lequel le paiement en compte courant sera effectué).

Pour analyser la réception prévue des fonds dans le cadre des postes de trésorerie, vous devez renseigner les coordonnées appropriées sous la forme d'un document. Pour la commodité de l'utilisateur et la possibilité d'analyser les encaissements planifiés dans le rapport « Calendrier de paiement » sous forme de document, il est nécessaire de cocher le drapeau dans le champ « Inclure dans le calendrier de paiement » et dans la « Date de réception ». Le champ indique la date prévue de réception du paiement :

Le document est de gestion, par conséquent, lors de sa publication, seuls les enregistrements des registres de gestion sont générés.

Vous pouvez analyser les paiements planifiés à l'aide du rapport « Encaissements planifiés » :

Menu « Planification » - « Demandes » - « Encaissements planifiés »

Lors de la réception des fonds, il est nécessaire d'indiquer le document « Réception prévue des fonds » dans le champ « Planifié » sous la forme « Ordre de réception de fonds » ou « Ordre de paiement » :

Lors de la comptabilisation d'un document, une entrée sera automatiquement générée dans le registre « Encaissements prévus » et un rapport du même nom reflétera « Dépenses » pour le document de planification spécifié :

Veuillez noter que si, sur la base du document « Réception prévue des fonds » avec le formulaire de paiement « En espèces », l'utilisateur saisit accidentellement « Ordre de paiement entrant », le programme affichera un message concernant le mauvais choix et ne vous permettra pas non plus à préciser dans le document de planification original « Ordre de paiement ».

Plan de trésorerie

La constitution d'un plan de trésorerie élargi peut se faire à l'aide d'un document du même nom. Vous pouvez accéder à ce document via l'élément de menu « Planification » :

Veuillez noter que le plan de trésorerie n'est pas construit pour une organisation spécifique, mais pour une unité de comptabilité de gestion.

Le plan doit indiquer le scénario et le type de fonds.

Le remplissage de la partie tableau se fait automatiquement en cliquant sur le bouton « Remplir » :

Cela lance un traitement qui permet de calculer les indicateurs des mouvements planifiés. Dans un premier temps, le traitement ouvre un paramétrage de calcul de l'indicateur d'encaissements planifiés. En cliquant sur le bouton « Aller aux paiements », vous pouvez procéder automatiquement au paramétrage du calcul des indicateurs de dépenses de trésorerie prévues :

Les encaissements prévus peuvent être calculés à partir de 3 indicateurs :

• les encaissements ou les plans d'encaissements préalablement formés ;
• ventes réelles ou projets de vente ;
• créances sur les contreparties ou commandes impayées des clients.

Pour les paiements planifiés, les indicateurs de calcul sont :

• paiements réels pour la période ou plans de paiement ;
• les volumes d'approvisionnement ou les plans d'approvisionnement ;
• les comptes créditeurs des contreparties ou les commandes impayées aux fournisseurs ;
• arriérés de salaires.

Lors de l'analyse de chacun des indicateurs, l'utilisateur a la possibilité d'analyser ces indicateurs pendant une certaine période de temps avec une sélection en fonction de certaines valeurs d'analyse (par exemple, lors de l'analyse des comptes clients, l'utilisateur peut définir une condition de sélection pour le élément d'intérêt des flux de trésorerie). Le calcul s'effectue en pourcentage de l'indicateur :

Faites attention à la section « Détails » dans chacun des blocs analysés. A quoi sert cette rubrique ? Dans la partie tabulaire du document « Plan de trésorerie », les données de planification peuvent être présentées à la fois de manière globale (par exemple, uniquement résumées par contrepartie, sans préciser le contrat) et en détail (ventilées par contrat). Le paramètre de remplissage du document est précisé dans la section « Détails » du traitement de remplissage de la partie tabulaire du document :

Dans le pied de page de traitement, dans la section « Avancé », est reflété un paramètre qui permet d'arrondir les indicateurs du plan calculé ou de modifier les résultats du calcul en pourcentage :

Après avoir calculé automatiquement tous les indicateurs du plan, cliquez sur le bouton « Exécuter » pour remplir la partie tabulaire du document. Lors de la comptabilisation d'un document, les informations sont reflétées dans le registre d'accumulation, sur la base des données à partir desquelles le rapport « Plans de trésorerie » est construit :

Le document « Demande de dépense de fonds » est destiné à la planification et à la coordination des paiements.
Le document « Demande de dépenses DS » peut être créé en vous rendant dans la rubrique « Trésorerie » - « Planification et contrôle des fonds » - « Demandes de dépenses DS » - Créer.
Le document « Demande de dépense de DS » comporte plusieurs types d'opérations qui sont sélectionnées lors de la création. Chaque type d'application est destiné à refléter une variété de transactions commerciales, dont chacune sera décrite dans cette instruction.
Les documents créés « Demande de dépenses DS » sont collectés et convenus à l'aide du document « Registre des paiements ». Après approbation, sur la base des demandes, des documents « Radiation des DS non monétaires » sont automatiquement créés, qui sont téléchargés vers la banque cliente pour paiement par la banque.
Voici des exemples d'exécution des documents « Demande de dépense de DS » pour chaque type d'opération.

Paiement au fournisseur
Pour traiter les opérations de paiement vers un fournisseur, le type d'opération du document « Demande de dépense de DS » est destiné - « Paiement au fournisseur ».
Dans le nouveau document « Demande de dépenses DS », les champs à remplir pour traiter le document sont marqués en rouge. Le document est créé dans le statut « Non approuvé » ; le statut change automatiquement lors de l'approbation du registre de paiement. La priorité de l'application lors de sa création est automatiquement définie sur « Moyenne ».

Figure 1. Formulaire de document « Demande de dépense de DS », type d'opération « Paiement au fournisseur » (non rempli)
Les détails du document « Demande de dépense DS » doivent être remplis comme suit :
Onglet de base
Nombre– est généré automatiquement lors de l’exécution, ne peut pas être défini manuellement.
date– une fois créé, la date actuelle est définie.
Organisation– vous devez sélectionner parmi la liste d'organisations proposée à l'aide du bouton, ou en saisissant le nom dans le champ, la valeur requise vous sera proposée à la sélection.
Subdivision– depuis l'annuaire « Structure de l'Entreprise », vous devez sélectionner la division pour laquelle le paiement doit intervenir.
Demandeur– par défaut, l'utilisateur système actuel créant l'application est indiqué.
Planification– le paramètre par défaut est « En devise de paiement » et ne peut pas être modifié.
Somme– indique le montant du paiement requis.
Devise– indiquer la devise du paiement requis.
Opération– le type de transaction du document « Demande de dépense de DS » sélectionné lors de la création est reflété
date de paiement– indique la date à laquelle le paiement au fournisseur doit être programmé.
Forme de payement– le paramètre par défaut est « Sous n'importe quelle forme » et ne peut pas être modifié.
Destinataire– indique le fournisseur de l'annuaire « Contreparties » auprès duquel le paiement doit être effectué.
Compte du destinataire– lors de la sélection « Destinataire », le compte du destinataire est automatiquement paramétré ; le cas échéant, si un compte différent est indiqué sur la « Facture de paiement » fournie par le fournisseur, vous devez sélectionner celui souhaité dans le répertoire « Comptes bancaires ».
Au-delà de la limite– si le système maintient un système de limitation des dépenses en espèces dans le cadre des succursales et des postes de trésorerie, respectivement, si le montant du paiement en cours n'était pas préalablement inclus dans la limite, lors de la comptabilisation du document, l'utilisateur recevra un message d'erreur et la demande ne sera pas traitée.

Figure 2. Un exemple d'erreur lors de la passation d'une commande pour laquelle aucune limite n'était prévue.
Pour passer une commande au-delà de la limite, vous devez activer l'indicateur « Au-dessus de la limite »
Transfert au budget– ce drapeau est activé si le paiement est un transfert vers le budget. La définition du drapeau vous permet de saisir les valeurs de KBK, OKTMO, etc. requises pour les paiements au budget.

Figure 3. Exemple de paramétrage du drapeau « Transfert au budget ».
PUI– un identifiant de paiement unique, indiqué uniquement si cela est prévu dans la convention avec le bénéficiaire.
Objet du paiement- le programme propose plusieurs options pour remplir automatiquement le motif de paiement à l'aide du bouton "Insérer".

Figure 4. Options de remplissage automatique du champ « Objet du paiement ».
Liste des documents, y compris T.V.A.- affichera des informations sur les objets de règlement à partir de l'onglet « déchiffrement du paiement »

TVA incluse (18%) (pour la totalité du montant), TVA incl. TVA (10%) (pour la totalité du montant), Hors taxe (TVA)- Les informations TVA seront ajoutées au texte saisi.

Texte du compte bancaire du destinataire- insère le texte précisé dans le champ « Texte du motif du paiement » de la fiche de compte de la contrepartie.

Figure 5. Exemple de remplissage de l'onglet « Basique ».

Onglet Détails du paiement
L'onglet « Décodage du paiement » fournit des informations détaillées sur le paiement et les règlements mutuels avec le bénéficiaire.
Le paiement peut être saisi sous forme de liste, c'est-à-dire répartir sur plusieurs objets de calcul, ou sans fractionnement, il est possible de sélectionner un seul objet de calcul.
Paiement des fonds de défense de l'État– le drapeau n'est activé que si le paiement intervient dans le cadre d'un arrêté du gouvernement de défense, dans les autres cas, le drapeau n'est pas activé.
Objet de calcul– comme objet de règlement, vous pouvez préciser « Accord avec la contrepartie » (pour ce type d'opération du document de candidature, lorsque sélectionné, des accords avec le type de relation « Avec fournisseur/exécutant » sont disponibles) ou le document convenu « Commande au fournisseur ».
Fournisseur
Montant des règlements mutuels– est défini automatiquement lors de la publication d’un document.
Devise– est défini automatiquement lors de la sélection d’un objet de calcul.
Article DDS– indiquer le poste de trésorerie correspondant au type de paiement.
Un commentaire– si nécessaire, indiquez un commentaire sur le décryptage du paiement.

Figure 6. Exemple de remplissage de l'onglet « Décodage du paiement ».
Onglet Répartition des comptes
Dans l'onglet « Distribution aux comptes », le compte bancaire de l'organisation à partir duquel les fonds doivent être débités est indiqué. Le montant et la date de paiement sont fixés automatiquement en fonction des données précisées dans l'onglet « Basique ».

Figure 7. Exemple de remplissage de l'onglet « Répartition par comptes ».

Figure 8. Un exemple de document créé automatiquement « Radiation de DS non monétaires » pour une application avec le type de transaction « Paiement au fournisseur ».

Retour du paiement au client
Pour traiter les opérations de remboursement aux clients, le type d'opération dans le document « Demande de dépense DS » est prévu - « Retour du paiement au client ».
La composition des détails du document « Demande de dépense de DS » avec ce type d'opération est identique à la composition des détails lors du paiement du fournisseur, la seule différence réside dans le type de contrepartie et l'objet du règlement.

Figure 9. Forme du document « Demande de dépense DS », type d'opération « Retour du paiement au client »
Destinataire– indique le client de l'annuaire « Contreparties » qui doit effectuer le paiement.
Objet de calcul– comme objet de règlement, vous pouvez préciser « Accord avec la contrepartie » (pour ce type d'opération du document d'application, lors de la sélection, des accords avec le type de relation « Avec l'acheteur/client » sont disponibles) ou le document convenu « Commande du client".
Acheteur– le champ est renseigné automatiquement lors de la sélection d'un objet de calcul. L'élément d'annuaire « Partenaires » précisé dans le champ correspondant de l'objet de calcul est installé.

Figure 10. Exemple de remplissage de l'onglet « Décodage du paiement ».
Après avoir passé toutes les étapes d'approbation, le document « Demande de dépense de DS » se verra attribuer le statut « Pour paiement » et le document « Radiation de DS non monétaires » sera automatiquement créé.

Figure 11. Un exemple de document créé automatiquement « Radiation de DS non monétaires » basé sur une application avec le type d'opération « Retour de paiement au client ».

Délivrance au responsable
Pour formaliser les opérations d'émission de fonds sur un compte bancaire d'une personne responsable, le type de transaction du document « Demande de dépense DS » - « Émission à la personne responsable » est destiné.

Figure 12. Forme du document « Demande de dépense DS », type d'opération « Délivrance au responsable »
Personne responsable– indique le salarié de l'annuaire « Particuliers » à qui l'argent doit être transféré et déclaré.
Rapport– dans la liste des périodes proposée, il est nécessaire d'indiquer la période jusqu'à laquelle le comptable doit déclarer le montant reçu.

Figure 13. Exemple de remplissage de l'onglet « Décodage du paiement ».
Après avoir passé toutes les étapes d'approbation, le document « Demande de dépense de DS » se verra attribuer le statut « Pour paiement » et le document « Radiation de DS non monétaires » sera automatiquement créé.

Figure 14. Un exemple de document créé automatiquement « Radiation de DS non monétaires » basé sur une application avec le type d'opération « Délivrance au responsable ».

Le document « Demande de dépense de fonds » est utilisé pour enregistrer une décision d'effectuer un paiement en espèces ou autre (groupe de paiements) ou de transférer de l'argent. Les paramètres du document et la méthode de leur application sont souvent similaires aux documents « Ordre de paiement (sortant) » et « Ordre de sortie d'espèces ».

Les détails de la réservation et de l’hébergement peuvent être saisis automatiquement. A cet effet, les cases « Réservation automatisée » et « Placement automatisé » sont attribuées dans le document.

Si ces cases sont cochées, alors la colonne « Placement » peut être remplie automatiquement en cliquant sur le bouton « Remplir et publier ».

Il est permis de combiner des techniques de placement automatisées et manuelles. Si les cases « Réservation automatisée » et « Placement automatisé » sont cochées, il est permis de déterminer manuellement le cas de placement pour une partie du montant de la demande. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton « Remplir et publier », le placement automatisé se produira uniquement pour le montant restant.

Lorsque le type d'opération est défini sur « Paiement au fournisseur » ou « Retour d'argent au consommateur », les règlements opérationnels avec les contreparties sont édités.

Sur la base du document « Demande de dépense de fonds », les documents de paiement bancaire et en espèces peuvent être remplis. Ces documents ont un paramètre « Application », qui est saisi lors du remplissage sur la base ou peut être saisi manuellement. Lors du traitement des documents de paiement avec une demande de dépenses de fonds donnée, le rapport entre le montant du document et le solde actuel des paiements impayés pour cette demande est contrôlé.

Lors de la mise en place de droits supplémentaires, il est possible d'interdire à l'utilisateur de comptabiliser des documents de paiement sans définir de demande de dépense de fonds.

Le document « Demande de dépense de fonds » peut également servir de lien entre le sous-système de gestion de trésorerie et le sous-système de budgétisation. Pour ce faire, l'application met en œuvre un bloc de paramètres similaire au document « Fonctionnement Budgétaire » (scénario de planification, poste de chiffre d'affaires, circonscription financière centrale, projet, etc.). À l'aide des détails donnés, lors de l'application, le rapport entre le montant généralisé des fonds approuvés pour les dépenses et les valeurs limites précédemment spécifiées est contrôlé

Le document a également la possibilité de stocker des liens vers des informations supplémentaires décrivant l'application (fichiers, exemples de documents).

Nuances du travail avec les applications lors de l'application de l'algorithme d'approbation des applications

L'algorithme d'approbation des demandes est utilisé facultativement : pour la liste des entreprises.

Lors de l'application de l'algorithme de correspondance des commandes, les nuances suivantes apparaissent :

* Si la demande ne précise pas d'organisme, cette demande n'est pas incluse dans l'agrément

* La voie d'approbation de la demande est fixée conformément aux paramètres, en fonction de la Division spécifiée dans la demande.

* Si la demande n'a pas passé la voie d'approbation (le statut de la demande n'est pas « Approuvé »), il est interdit d'enregistrer un document de paiement sur cette base

* Si la demande commence à suivre la voie d'approbation, vous pouvez modifier la demande
o L'utilisateur dont la candidature est actuellement en attente d'approbation
o Utilisateurs approuvant l'application à des étapes d'approbation supérieures
Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier l'application.

* Si la candidature est à l'état "Approuvée", elle n'est pas disponible pour la modification

* Si la candidature passe à l'état "Rejetée", la candidature est annulée

* L'état actuel des candidatures est dans la liste des candidatures
o le statut est affiché dans une colonne séparée
o le regroupement par statut de commande est appliqué
o les applications sont mises en évidence avec une couleur d'arrière-plan

Rejeté - rose

Différé - gris

Approuvé - vert
o une liste des candidatures avec leur statut peut être consultée
- dans une application gérée dans la liste des demandes (rubrique "Demandes de dépenses")

Dans une application classique (interface "Cash Management", menu "Planification - Applications -
Statut d'approbation de la demande")

"Il faut démarrer une entreprise valant un million de dollars avec une pénurie notable de billets de banque."

I. Ilf et E. Petrov

Planification opérationnelle des flux de trésorerie ou comment construire un système de contrôle des flux de trésorerie

Introduction

Cet article est consacré à la planification des flux de trésorerie opérationnels (ci-après dénommé « DC »), et les aspects suivants de cette activité seront divulgués :

1. le rôle de la planification opérationnelle de DS dans la vie de l'entreprise ;
2. sous-système de planification opérationnelle DS dans la configuration standard « 1C : Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3 (version 1.3.32.1)" (ci-après dénommé UPP) ;
3. caractéristiques et erreurs d'un sous-système de démarreur progressif typique ;
4. expérience pratique dans la mise en œuvre du sous-système de planification opérationnelle DS ;
5. Options possibles pour l'amélioration et la correction des erreurs du sous-système SCP standard.

1 Le rôle de la planification opérationnelle de DS dans la vie de l'entreprise

Le rêve de tout CFO (Chief Financial Officer) est l'absence de « cash gaps » (un cash gap est un manque de fonds pour remplir les obligations actuelles de l'entreprise à un moment donné) dans son entreprise, et ce rêve est devenu même plus obsessionnel pendant la crise. L’argent est le moteur d’une entreprise, et son absence, même pour une courte période, peut conduire à une « maladie grave » voire à la « mort » de l’entreprise. La raison des « écarts de trésorerie » est un écart entre le moment de réception des fonds et leur dépense, qui peut être causé par un certain nombre de raisons objectives, par exemple : les caractéristiques saisonnières du domaine d'activité de l'entreprise. Un exemple est celui des entreprises agricoles (cultures), qui supportent les principaux coûts en hiver et au printemps et reçoivent la majeure partie de leurs revenus à l'automne. Lorsqu'un « déficit de trésorerie » survient, l'entreprise doit recourir à diverses mesures pour les éliminer, par exemple : obtention de prêts bancaires, emprunts, vente urgente de liquidités, etc. Malgré les mesures prises, cette situation aura d'une manière ou d'une autre un effet néfaste sur le bien-être de l'entreprise. Ainsi, développer un système de planification, d’exécution et de contrôle des flux de trésorerie est l’une des tâches principales du directeur financier de l’entreprise.

2 Sous-système de planification opérationnelle DS dans la configuration standard « 1C : Manufacturing Enterprise Management rev. 1,3" (ci-après dénommé UPP)

UPP dispose d'un certain nombre de documents et de rapports qui vous permettent de saisir des plans de réception et de dépense de fonds et, sur la base de ces données, de créer un calendrier de paiement. Examinons de plus près ces objets de configuration :

1. Document " Flux de trésorerie prévu" : ce document reflète la réception prévue de DS. Le document indique une contrepartie spécifique, un accord, un élément de flux de trésorerie, etc. Le document a une particularité « Inclure dans le calendrier de paiement » ; s'il n'est pas défini, les données ne seront pas incluses dans le registre « Règlements avec les contreparties » et, par conséquent, dans le rapport « Calendrier de paiement » et autres rapports .

Caractéristique 1 : Si, après avoir publié ce document, nous examinons le rapport « Déclaration des règlements avec les contreparties », nous y verrons un reçu pour le montant du document, ce qui devrait être le résultat. Et dans ce cas, il est important lors de la saisie d'un titre de paiement (p/p ou PKO) de lier le document de planification des encaissements DS, sinon on verra un doublement des montants des encaissements dans le rapport. De plus, si les documents ne sont pas liés, des données incorrectes seront présentées dans le calendrier de paiement. Il est facile de se tromper, par exemple, si vous indiquez le mode de paiement « en espèces » dans le document de planification et effectuez le paiement par virement bancaire, alors dans ce cas, il ne sera pas possible d'indiquer la connexion des documents et , en conséquence, un doublon apparaîtra. Même si vous utilisez le mécanisme « Entrer basé sur » pour refléter le fait du paiement et que le lien entre les deux documents sera visible dans la structure de subordination, cela ne signifie pas que tout passera correctement dans les registres.

1. Document " Demande de dépenses DS" : ce document est nécessaire pour refléter les dépenses prévues de DS. Parallèlement, ce document peut être utilisé pour réserver un DS pour un paiement spécifique. Le document indique une contrepartie spécifique, un accord, un élément de flux de trésorerie, etc. Le document a une particularité « Inclure dans le calendrier de paiement » ; si elle n'est pas définie, les données ne seront pas incluses dans le registre « Règlements avec les contreparties » et, par conséquent, dans le rapport « Calendrier de paiement » et d'autres rapports. Ce document dispose également d'un onglet spécial « Budgétisation », qui indique le scénario de planification et le poste de rotation budgétaire pour contrôler la conformité du budget précédemment saisi et du paiement prévu.

Caractéristique 2 : Si la demande n'est pas approuvée, elle se retrouve quand même dans le rapport « Calendrier de paiement » si l'indicateur « Inclure dans le calendrier de paiement » est sélectionné. Nous laisserons la discussion sur le thème « Est-ce justifié ou non » en dehors du cadre de l'article. Lors de la saisie d’un paiement, il est facile de commettre les erreurs décrites dans la section « Fonctionnalité 1 ».

1. Document " Clôture des revenus prévus" : le document spécifié est destiné à clôturer les documents « Réception prévue du DS », c'est-à-dire le montant prévu (une partie du montant) du reçu DS est « supprimé ».

Caractéristique 3 : Malheureusement, ce document ne vous permet pas d'ajuster manuellement le montant de clôture, c'est-à-dire le programme examine le reste de ce plan et tous le reste est couvert, ce qui n'est pas toujours pratique. Par exemple, si nous ajustons partiellement le plan de mise en œuvre, le plan de réception du DS devrait alors changer. Dans ce cas, vous devrez apporter des modifications au document « Réception prévue de DS », cependant, les ajustements « rétroactifs », comme on le sait, n'apportent aucun bénéfice. De plus, si l'ajustement de la réception prévue de DS est inscrit dans le document « Clôture des réceptions planifiées », alors il sera possible de retracer l'historique des modifications des plans.

1. Document " Clôture des demandes de dépenses» est destiné aux documents de clôture « Demande de dépenses DS », c'est-à-dire le montant prévu (une partie du montant) pour dépenser le DS est « supprimé ».

Caractéristique 4 : des nuances similaires sont décrites dans la « Fonctionnalité 3 ».

1. Rapport " Calendrier de paiement" : ce rapport affiche les dépenses et recettes DS à venir, ce qui vous permet de voir les « écarts de trésorerie ».

Caractéristique 4 : Le certificat standard du rapport indique : « Le rapport est destiné à afficher des informations sur les paiements prévus, les reçus et les soldes pour la période sélectionnée" Si quelqu’un pensait que nous parlons de soldes DS sur les comptes courants, il se trompe profondément. Nous parlons de soldes sur demandes/réceptions prévues (nous reviendrons sur cet exemple plus tard).

1. Rapport " Analyse de la disponibilité de DS" : ce rapport présente le solde des DS dans l'entreprise, les DS réservés selon les demandes DS, ainsi que les DS pour amortissement et réception.
2. Rapport " Demandes de dépenses" Selon le certificat UPP, ce rapport s'appelle « Encaissements impayés » et « destinés à obtenir des informations sur les encaissements enregistrés dans le système, mais pour lesquels aucune des actions nécessaires n'a été effectuée : reflet dans la comptabilité opérationnelle ou flux de trésorerie réel (paiement) ». J C'est drôle ! Pour la « vraie » aide, rendez-vous dans le configurateur et voyez la description : « destiné à analyser l'exécution des demandes de dépenses de fonds sur une certaine période de temps. La colonne « Entrants » affiche les montants des demandes complétées, et la colonne « Dépenses » affiche l'exécution des demandes pour la période (émission des documents de paiement basés sur les demandes ou leur clôture). Les soldes de début et de fin de période montrent les montants en suspens des demandes.
3. Rapport " Réceptions prévues de DS" Si vous croyez au certificat, alors c'est toujours le même rapport " Encaissements impayés"J. Dans le configurateur : « conçu pour analyser la mise en œuvre de plans de réception de fonds, documentés par les documents pertinents pendant une certaine période de temps. La colonne « Entrants » affiche les montants des encaissements prévus, et la colonne « Dépenses » affiche l'exécution des plans de réception de fonds pour une certaine période (enregistrement des documents de paiement entrants sur la base des documents de planification de la réception des fonds). »
4. Registre des informations « Paramètres d'approbation des demandes de dépenses DS»: Le registre est destiné à « permettre » l'utilisation d'un mécanisme de rapprochement des candidatures pour une organisation et une période spécifiques.
5. Annuaire « Itinéraires de coordination applications" : cet annuaire décrit les itinéraires d'approbation des demandes de dépenses DS.
6. Registre des informations " Paramètres du parcours d'approbation des commandes» prescrit la procédure d'approbation de la candidature, et dans la fonctionnalité standard, cela ne dépend que du service (CFD - centre de responsabilité financière) de la candidature.
7. Traitement "Coordination des candidatures": Dans ce traitement, les demandes sont coordonnées.
8. Droit supplémentaire " Autoriser le paiement sans demande» permet d'effectuer un paiement sans demande approuvée.

Caractéristique 5 :Limitation des droits ne fonctionne pas (facilement contourné) si:

A) le document de paiement n'est pas traité dans les meilleurs délais ;

B) la case à cocher n'inclut pas l'attribut « Refléter dans la comptabilité opérationnelle » ;

C) ordre de paiement et règlement en espèces avec le type d'opération « Paiement des salaires ». Il s'agit d'une erreur UPP : le code vérifie la partie tabulaire incorrecte du document.

1. Droit supplémentaire " Autoriser les dépassements des valeurs contrôlées par les budgets» - vous permet de faire une demande de dépense de fonds au cas où les montants des demandes dépasseraient le montant prévu pour un poste budgétaire maîtrisé.

3 Caractéristiques et erreurs d'un sous-système de démarreur progressif typique

Examinons les fonctionnalités et les erreurs d'un sous-système typique à l'aide d'un exemple spécifique.

Données initiales (conditions problématiques) :

A) nous introduisons une nouvelle organisation « TRG » dans la base de démonstration UPP ;

B) saisir les soldes initiaux du DS ( au 01/11/2012) : 1 million de travailleurs sur le compte courant et 50 mille roubles. au registre;

C) nous créons de nouveaux utilisateurs « Responsable des achats » ( Nous n'installons pas le droit supplémentaire « Autoriser le paiement sans application ») et « Responsable des ventes ».

1. Le directeur commercial envisage de vendre ce mois-ci le « produit 1 » (le paiement est prévu par virement bancaire) pour un montant de 600 000 roubles et saisit le document « Réception prévue de DS ».

Important: Si vous ne définissez pas l'attribut « Inclure dans le calendrier de paiement », alors la réception prévue de DS ne sera pas incluse dans le rapport « Calendrier de paiement » ou « Relevé des règlements avec les contreparties ». Dans notre exemple, nous allons l'installer.

Regardons le rapport « Calendrier de paiement » :

Faites attention aux données que le rapport affichera si la période est fixée à partir du 01.11.12 (à partir du moment où les soldes sont saisis) :

Il est important de retenir cette fonctionnalité !

Notez également que le rapport n'affiche pas (il s'agit d'une erreur de rapport) les soldes de trésorerie dans une section distincte :

1. Comme prévu, la vente a eu lieu, mais l'acheteur J'ai payé la première livraison par virement bancaire, UN payé la deuxième livraison en espèces. Nous saisissons les documents de vente d'un montant de 400 000 et 200 000 roubles, puis, via le mécanisme « Entrer sur la base », nous saisissons un ordre de paiement d'un montant de 400 000 et un PKO d'un montant de 200 000 roubles. Analysons les rapports :
   1. Nous allons générer le rapport « Calendrier de paiement » du 02.11.2012 au 31.12.2012, nous obtenons le résultat suivant :

Le montant prévu de 200 000 euros est resté, même si le paiement a été effectué. Cela est dû au fait que nous avions prévu tous les paiements par virement bancaire, mais que nous avons reçu 200 000 en espèces et, par conséquent, la demande n'a pas pu être « extraite » du document de caisse, et même au fait que nous avons saisi tous les documents " n'a pas aidé » en utilisant le mécanisme « basé sur l'entrée », et dans la structure de subordination, nous voyons la chaîne :

Nous supprimerons le PKO et effectuerons un ordre de paiement de 200 000, mais nous ne mettrons pas le signe « Payé ». Ainsi, nous verrons l'image suivante dans le calendrier de paiement :

1. Nous prévoirons les dépenses de DS d'un montant de 500 000 pour payer les fournisseurs. Entrons dans une demande de dépenses DS :

Le calendrier de paiement ressemblera à ceci :

Veuillez noter que la dépense est prévue pour le 12/09/12, bien que la date de candidature soit le 12/08/12, c'est exact, car dans le champ « date de consommation » nous avons indiqué le 09.

1. Nous approuverons la demande. L'approbation s'effectue à partir du traitement « Approbation de la demande » et le mécanisme d'approbation est également disponible via l'interface Web. Dans le traitement de rapprochement, il existe une fonction très pratique et utile pour configurer des rapports :

Le rapport est d'abord développé et enregistré dans la section « Rapports personnalisés » (Service->Rapports personnalisés), puis il est utilisé pour afficher les informations nécessaires lors de l'approbation des candidatures. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez configurer l'affichage des soldes des comptes courants prenant en compte les paiements des demandes approuvées, vous pouvez également afficher la conformité de la demande avec le budget, etc. La possibilité d'approbation via l'interface Web permet au gestionnaire de contrôler les paiements sans être sur le lieu de travail.

1. Désormais, sur la base de la demande approuvée, nous saisirons le paiement par ordre de paiement sortant, et nous essaierons également de contourner le mécanisme d'interdiction de paiement pour un montant supérieur au montant de la demande approuvée :

Comme vous pouvez le constater, lorsque l'ordre de paiement est traité dans les meilleurs délais, un message apparaît indiquant que le solde autorisé sur l'application a été dépassé, mais lorsqu'il n'est pas traité dans les meilleurs délais, le contrôle ne fonctionne pas et le responsable des achats parvient à payer le fournisseur plus que ce que le gestionnaire a approuvé :

A cause de cette erreur, comme dans le rapport « Calendrier de paiement », des « miracles » apparaissent :

Aussi n'arrive pas contrôle en RKO avec le drapeau supprimé " Réfléchissez à la comptabilité opérationnelle.

Aucun contrôle n'a lieuégalement dans l'Ordre de Paiement, dans et RKO avec le type d'opération « Paiement des salaires », ce qui est une erreur dans l'UPP standard.

4 Expérience pratique dans la mise en œuvre d'un sous-système de planification opérationnelle du trafic automobile

Examinons maintenant l'expérience pratique de la mise en œuvre de ce sous-système dans une grande exploitation agricole (appelons-la « Agro »), en prêtant attention uniquement à la partie dépenses de la planification opérationnelle, car c'est le plus intéressant et le plus urgent, car on peut influencer les dépenses, mais il n'est pas si facile d'influencer les revenus.

La mise en œuvre du sous-système de planification opérationnelle pour le mouvement des DS dans l'Agro a commencé avec une automatisation complète de la comptabilité basée sur UPP 1.3. Auparavant, la holding tenait des registres dans 8 configurations différentes (plus de 5 bureaux distants dans 4 régions de notre pays), et la planification opérationnelle des flux de trafic était réalisée sous Excel. En fin de mois, les filiales transmettent à la société de gestion (ci-après dénommée la société de gestion) à la fois les plans de dépenses de DS et les plans de réception de DS. Les employés de la direction de la trésorerie ont vérifié les plans envoyés avec le budget, puis les ont envoyés aux chefs de zone pour approbation, les chefs de zone ont corrigé et convenu des plans de déplacement du DS. Ensuite, la trésorerie de direction a consolidé les plans reçus des gestionnaires des zones et a envoyé le plan final au directeur général pour approbation. Le plan approuvé a été renvoyé aux filiales, et en un mois, les employés de la direction trésorerie ont vérifié le mouvement du DS avec le plan approuvé, c'est-à-dire contrôlé sa mise en œuvre.

Au cours de la préparation du système pour la mise en exploitation commerciale, une analyse et une construction d'un modèle « tel quel » du processus métier « Planification opérationnelle du trafic automobile » ont été réalisées. Après avoir réorganisé le processus commercial et construit le modèle « comme il se doit », une nouvelle réglementation pour le processus commercial « Planification opérationnelle du mouvement des véhicules » a été élaborée. Les modifications nécessaires ont été apportées à la base de démonstration SCP et un cas de test a été développé. L'exemple de test a été testé par tous les participants au processus commercial, des lacunes ont été identifiées et des souhaits supplémentaires ont été exprimés pour améliorer la fonctionnalité du SCP. Après avoir éliminé les erreurs et apporté les ajustements nécessaires, le nouveau règlement relatif au processus commercial « Planification opérationnelle du flux de circulation » a été approuvé et communiqué par arrêté du directeur général aux employés de la holding. Dans le schéma ci-dessous, je vais donner un exemple de la manière de traiter une demande de dépense DS après l'introduction de la nouvelle réglementation :

Le résultat obtenu de la mise en œuvre de ce sous-système :

1. le contrôle des dépenses de DS dans les sociétés holding a été renforcé ;
2. la rapidité d'élaboration des plans de circulation des véhicules automobiles s'est accélérée ;
3. l'exécution du plan de mouvement DS est devenue plus « transparente » ;
4. Les « déficits de trésorerie » ont été évités.

Je tiens à souligner qu'après la mise en place de l'UPP dans les holdings (plus de 120 utilisateurs travaillent en ligne à l'aide d'un client Web ou d'une connexion à distance via RemoteAPP) et du sous-système de planification opérationnelle DS notamment, le sujet était : « la demande de dépenses DS a-t-elle été acceptée ou non ? est devenu l’un des problèmes les plus urgents de l’entreprise. Il est apparu que parfois les sociétés holding effectuaient des paiements aux fournisseurs, malgré l'interdiction de la société de gestion et l'écart entre les dépenses et le budget approuvé. Naturellement, après avoir reçu un outil de contrôle aussi puissant qu'un système ERP unifié, cela a immédiatement donné un résultat positif.

5 Améliorations apportées lors de la mise en œuvre du sous-système

Dans ce paragraphe, je ne décrirai qu'une petite partie des améliorations apportées lors de la mise en œuvre du sous-système dans l'exploitation.

1. Les erreurs dans la configuration standard du démarreur progressif 1.3 ont été corrigées.
2. Les montants basés sur les demandes de dépenses DS et les plans de réception DS n'ont commencé à apparaître dans le calendrier de paiement qu'après approbation.
3. Le schéma de choix de la voie d'approbation d'une demande de dépense DS a changé. Le processus d'approbation d'une demande a commencé à dépendre de :
   1. Articles DS ;
   2. montant de la demande.
   3. Seulement approuvé les ordres de paiement peuvent être téléchargés vers la banque cliente. Dans l'UPP standard, les articles non approuvés sont également déchargés.
   4. La possibilité de contourner l'interdiction d'effectuer un paiement sans demande a été supprimée.
   5. L'historique des approbations des demandes a été stocké. À tout moment, l'utilisateur peut voir qui a une demande d'approbation et qui (quand) a approuvé la demande.
   6. Un mécanisme de « correspondance » sur les demandes a été développé, qui est utilisé lorsqu'une demande passe par la voie d'approbation.
   7. Le processus d'approbation des demandes a été amélioré. La requête utilisée dans la liste dynamique n'était pas optimale, par conséquent, avec un grand volume de requêtes, au moment de l'approbation, le traitement s'est figé pendant 2 à 3 minutes. La correspondance avec les développeurs concernant cette erreur n'a donné aucun résultat, l'erreur a donc été corrigée indépendamment.
   8. Le traitement a été développé pour inclure la demande dans le calendrier de paiement, c'est-à-dire après l'approbation de la demande, la procédure de paiement a été déterminée en outre, en d'autres termes, la procédure d'inclusion de la demande dans le calendrier de paiement a été déterminée
   9. Un ensemble de rapports a été développé (calendrier de paiement, flux de trésorerie, statut d'approbation des commandes, etc.) utilisé dans la holding.

En annexe de cet article se trouve un rapport SKD pour le traitement de l'approbation des candidatures.

6. Conclusion

Si vous souhaitez éliminer les déficits de trésorerie, la planification des flux de trésorerie doit être un processus continu. Plus l'entreprise est grande, plus sa structure est complexe, plus il y a de types d'activités, plus il est difficile de gérer les flux de trésorerie. Par conséquent, un système ERP unifié est un outil puissant pour planifier et contrôler les flux de trésorerie.